Czy wdrożenie systemów w firmie jest procesem jednorazowym?? Kto może nam pomoc przy wdrożeniu?? Czym się kierować???
Czy wybór właściwego rozwiązania informatycznego to koniec problemów??
Kilka lat temu brałem udział w bardzo ciekawym projekcie – ciekawym ponieważ dotyczył on niezwykłej dla mnie firmy – firmy z moich rodzinnych stron.
Firma nie wyróżniała się z pozoru niczym, patrząc na inne firmy z tej samej branży. Posiadała magazyny, hale produkcyjne, sporą flotę pojazdów. Nic w tym dziwnego, tylko że firma ta zaczynała jako kilkuosobowa, rodzinna firma z branży spożywczej, a dokładniej przetwórstwa warzyw i owoców. Jak wiele małych firm przetwarzali to, co sami wyprodukowali od wiosny do jesieni, praktycznie wszystko – marchew, jabłka, śliwki, truskawki i wszystko co mieli w swoich sadach i ogrodach. Początkowo wszystko to sprzedawali na okolicznych targach, po znajomych. Jednak ich produkty były tak dobre, że z czasem brakowało im surowca na kolejne produkty. Więc postanowili skupować owoce i warzywa od pobliskich ogrodników, by mogli sprostać wymaganiom rynku. Zakupili pierwszy samochód, drugi, trzeci… Zainwestowali w nowe maszyny ,dzięki czemu zwiększyli produkcję, wybudowali halę gdzie mógł się zmieścić nowy sprzęt, wybudowali magazyn, by móc przechowywać towar, zatrudnili nowych ludzi, wybudowali kolejny zakład.
Wszystko było pięknie, do czasu ….
Firma była na tyle duża, że nie mogli zapanować nad papierkami które wdzierały się drzwiami i oknami. Postanowili zainwestować w pierwsze rozwiązanie informatyczne do zarządzania fakturami. Pomysł się sprawdził, dlatego kolejnym krokiem jaki chcieli zrobić, było zinformatyzowanie produkcji, na której pracowało około 30 osób. Zakup okazał się strzałem w dziesiątkę, ponieważ efektywność produkcji wzrosła o kilkadziesiąt procent. Właściciel wiedział, że systemy informatyczne przynoszą wielką korzyść. Zainwestował więc z czasem w bardzo dobry system informatyczny WMS, mający zarządzać ich magazynami, które wciąż się powiększały. Wybór padł na system Quguar, który był jednym z najlepszych systemów w swojej klasie. Firma funkcjonowała bardzo dobrze, więc skąd pojawiły się po niedługim czasie problemy??? Firma Zatrudniała łącznie ponad 200 osób, miała systemy informatyczne, więc czemu były problemy??? Okazało się, że system ERP, który mieli wdrożony kilka lat wcześniej, nie dawał sobie rady przy takiej ilości danych jaką musiał przetworzyć. System na produkcji przeznaczony był do niewielkiej produkcji, nie takiej jaka była u nich teraz.
Wyjście było proste – zakup nowych systemów!
Jednak to nie było tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Było kilka wyjść – zakup nowego całościowego systemu ERP nowej generacji, który może również objąć produkcję dzięki wbudowanym systemom MES/SCADA, magazyn dzięki modułowi WMS i inne działy dzięki modułowi logistycznemu, obiegu dokumentów , BI i wieloma innymi , jednak co wtedy z systemem Quguar, który jest na magazynie i tyle kosztował??? Kolejne wyjście to zakup systemów tylko w kluczowych obszarach jakim jest produkcja i biuro. Jednak zakup osobnych modułów i integracja ze starymi systemami też nie jest dobrym wyjściem.
Rozwiązań które mogli wykorzystać było bardzo wiele, jeszcze więcej było dostawców którzy obiecywali, że mogą zrobić wszystko. Jednak prezes nie chciał ryzykować, wiedział, że sprawę trzeba załatwić szybko. Poprosił więc firmę doradczą o pomoc, by ona poprowadziła projekt. Tak też się stało, jednak przy zbieraniu informacji, nie każdy chciał z tą firmą rozmawiać, dlatego dane były niepełne, więc resztę danych firma doradcza sobie wymyśliła. Na całe szczęście prezes to zauważył w porę i sam podjął decyzję o wyborze systemu.
Wybrał jeden całościowy system, z wyłączeniem modułu magazynowego. Wybór padł na dostawcę SAP-a.
W czasie wyboru rozwiązań dla naszej firmy, trzeba pamiętać, że firma doradcza, nie zawsze doradzi nam to czego rzeczywiście szukamy, dostawcy IT zawsze będą mówić, że ich rozwiązanie jest najlepsze a wszystkie inne są gorsze i mniej funkcjonalne. Pamiętajmy, że najlepszego wyboru zawsze dokonają nasi pracownicy, którzy na co dzień borykają się z problemami w naszej firmie i oni najlepiej powiedzą co jest potrzebne, trzeba tylko zadać odpowiednie pytania.
Piotr Wanicki